Среди различных видов деятельности руководителя значимое место занимают совещания, различные круглые столы и дискуссии. Опросы показывают, что на совещаниях топ-менеджеры проводят до 50% времени, а менеджеры среднего звена - до 35%. По расчетам западных специалистов, сотрудники получают 10-ю часть зарплаты за проведенное на совещаниях время, а организации тратят на совещания 7 - 15% своего бюджета. Потери от одного плохого совещания достигают до 800 долларов на каждого сотрудника организации.
Причины того, что совещания бывают неэффективны, состоят в том, что они бывают недостаточно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены, то есть проводятся без соблюдения правильной технологии. Технология организации и проведения совещаний, круглых столов и дискуссий обеспечивает минимизацию ошибок и проблем и включает последовательное использование конкретных технологических правил и процедур, а также наличие у ведущего и участников совещания или круглого стола определенных коммуникативных умений и навыков.
Цель тренинга:
практическое освоение некоторых ключевых составляющих технологии проведения совещаний и круглых столов (дискуссий).
В результате участники:
научатся более ясно видеть происходящее на совещании и в ходе круглого стола (дискуссии);
получат представление о типичных ошибках ведения совещания и круглого стола (дискуссии);
познакомятся с основными принципами, правилами и процедурами технологии проведения эффективного совещания или круглого стола (дискуссии);
смогут выявить недостающие и закрепить уже имеющиеся навыки, необходимые для проведения эффективных совещаний и круглых столов (дискуссий);
получат возможность освоить некоторые процедуры, правила, приемы и инструменты конструктивного ведения совещания и круглого стола (дискуссии);
получат видео-обратную связь о своем стиле ведения и участия в совещании и узнают направления совершенствования.
Программа тренинга:
1. Подготовка к проведению совещания, круглого стола (дискуссии)
Планирование целей и задач совещания.
Планирование целей и задач круглого стола (дискуссии).
Подбор участников совещания, правила составления повестки совещания.
Подбор участников и ведущего круглого стола (дискуссии).
Правила рассадки участников совещания.
Особенности рассадки участников круглого стола.
2. Организационно-процедурное обеспечение процесса совещания, круглого стола (дискуссии)
Организация комфортной среды и условий проведения совещания, круглого стола (дискуссии).
Выработка и принятие правил проведения (регламента) совещания.
Распределение ролей участников совещания, функции и технология работы каждой роли. Метод шести шляп Де Боно.
Особенности проведения круглых столов (дискуссий): продвижение «намеченных задач», выявление «скрытых» позиций участников.
Основные правила групповой работы.
Типовые процедуры обсуждения вопросов.
Способы принятия решения.
Мозговой штурм как форма групповой работы.
3. Роль и функции ведущего совещания
Основная роль задачи ведущего совещания.
Особенности роли ведущего круглого стола (дискуссии). Функции ведущего на этапах постановки проблемы, поиска решения, подведения итогов.
Выявление и конструктивное использование мотивов, интересов и потребностей участников совещания.
Роль ведущего в создании благоприятной атмосферы взаимоотношений участников совещания, круглого стола (дискуссии).
4. Коммуникативные навыки ведущего и участников совещания
Правила установления контакта с участниками в процессе выступления на совещании или круглом столе (дискуссии).
Вербальные и невербальные средства воздействия на участников совещания.
Коммуникативные стили ведущего совещание, круглый стол (дискуссию).
Умение слушать и собирать информацию.
Техника ответов на вопросы.
Конструктивное реагирование на агрессивное и конфликтное поведение участников совещания, круглого стола (дискуссии).
Формы и методы работы:
информационные блоки, структурированные дискуссии, интерактивные упражнения и игры. Используется видеосъемка, позволяющая получить «тройную» обратную связь: от тренера, от группы и «от видео».
